Organización de una cervecería en crecimiento

La mirada externa, y despojada de apego emocional hace que el diagnóstico de un consultoría sea efectiva.

Por lo tanto, muchos de los procesos que trabajamos en Beer Works están relacionados a cuestionar y validar operaciones en planta así como la organización de los roles para cada operación.

Cuando hablamos de cuestionar, es uno de los primeros pasos.

En consecuencia, el espíritu de mejora continua de procesos es lo que hace que uno debe seguir ajustándolos hasta tener los resultados deseados. Una vez que se estandaricen se validad y se deben registrar.

En la organización de una cervecería las Matrices son herramientas que sirven para hacer diagnósticos preliminares y hacer un «road map» de como ejecutar una acción concreta.

Hoy les quiero compartir  una mirada alejada de las técnicas de elaboración o de selección de insumos. Vamos a surfear el mundo de la organización de una cervecería en crecimiento.

➜ Matrices de organización

De hecho para abarcar estos temas tengo que mencionar ciertas matrices que me han ayudado mucho a la hora de organizar una tarea, equipos de trabajo y fijar objetivos de producción.

Estas son:

  • A3
  • R.A.C.I

➜ ¿Qué es el A3?

En primer lugar, cuando tu cervecería esté en crecimiento o estás planificando el crecimiento, es muy importante definir las prioridades y tener la flexibilidad para ajustarse a las condiciones.

La palabra «plan de negocio» puede sonar muy bien, pero es muy abarcativa a la hora de llevarlo a cabo.

Por eso mismo el A3 te va a ayudar a poner foco y es aplicable desde un plano general a uno por áreas.

La madre de todas las matrices .El nombre proviene del tamaño de la hoja A3.

Para hacer esta matriz, dibuja un cuadrado y separarlo en 4 partes.

En estas vas a tener un panorama general de las 4 áreas a desarrollar.

Matriz A3
Matriz A3

¿Por qué hacer un A3 en tu cervecería?

En la organización de una cervecería la palabra «plan de negocios» es muy amplia. Y cuando uno emprende lo que necesita es poner foco. Esta matriz sirve (como todas) si uno es constante.

Tengamos en cuenta que un A3 es flexible y adaptable.

Los 4 ejes que abarcan son:

1) Antecedentes: Estos describen la situación en la cual se encuentra tu Cervecería previa al diagnóstico Esto sirve para dar un marco y contexto desde donde partimos. 

2) Diagnóstico: El diagnóstico es donde se plantea la situación a trabajar. Define dónde está situado hoy el desafío en tu cervecería y/o negocio.

En la organización de una cervecería cuanto más honesto seas en este punto, más concreto será tu enfoque.

Aquí se desprende la Espina de Pescado.

Para realizar este ejercicio es recomendable hacerlo entre varios en modo lluvia de ideas e ir construyendo el camino hacia el objetivo.

 Tienes que ir completando las espinas con las causas, motivos o situaciones por la cual crees que tienes que trabajar y los porqués de ese desafío.

Diagrama de Espina de Pescado
Diagrama de Espina de Pescado

3) Situación Deseada: ¿A dónde quiero llegar? Cuál es tu sueño o deseo? ¿Lo tienes claro?

A partir del diagnóstico que hiciste tienes que definir cuál sería la situación deseada. A dónde quieres llegar con este proceso.

Sin embargo, si no lo puedes escribir, difícilmente lo puedas conseguir. Hay que ser lo más preciso posible.

4) Plan de Acción: Qué pasos hay que hacer para llegar a la Situación Deseada?

Para tener claridad de cómo hacer esto se desprende el PDCA. 

  • Plan (Planificar) Cuándo y cómo vas a hacer la acción de la situación deseada? .
  • Do (Hacer) Definir la acción en pocas palabras
  • Check (Controlar) La acción que definiste está bien ejecutada? Necesita revisión?
  • Act (Actuar) Identificaste en que modificar la acción que ejecutaste? Actúa y modifícala.

Esta matriz está en constante proceso de validación. Eso es el sentido de la mejora continua.

PDCA Mejora Continua, organización de una cervecería
PDCA- Mejora Continua

➜ ¿Qué es la Matriz R.A.C.I?

En la organización de una cervecería ésta matriz es una de mis preferidas.

Ayuda muchísimo a las cervecerías que están creciendo y necesitan definir los roles y responsabilidades. 

Ser artesanal es un estilo de vida y profesionalizarse nos hace más competitivos.

➜ R.A.C.I

  • Responsible (responsable);
  • Accountable (control) 
  • Consult (consulta) 
  • Inform (Informar)

Esta matriz sirve para entender los roles en una cervecería.

Organización de una cervecería Matriz RACI
Matriz RACI

Por ejemplo, tomemos las tareas de limpieza de un BBT.

  • R) ¿Quién es el responsable de ejecutar la operación o tarea? 
  • A) ¿Quien se hace cargo de controlar que la tarea u operación se realice? 
  • C) ¿A quién se le consulta ante cualquier duda de la operación?
  • I) ¿A quién se le informa de la operación que tiene que estar al tanto?

Describamos la operación de Limpieza del BBT (ejemplo)

  • R) El auxiliar de sala ejecuta la limpieza (dueño de la operación)
  • A) El jefe de sala controla que la operación se realice de forma correcta (dueño del control)
  • C) El jefe de sala evacua dudas sobre cómo hacer la operación (dueño de consulta)
  • I) El jefe de sala y jefe de Planta deben estar informados de la operación que afecta a la programación de producción

Es más, la matriz sirve para mejorar la comunicación en la planta, definir los roles o hacer un diagnóstico en cuanto al desempeño de las personas elegidas para ejecutar una operación.

Claro está que uno de los principales obstáculos que tenemos que atravesar cuando estamos creciendo como cerveceros, es aprender a delegar y derribar los mitos de que si uno no está presente las cosas no son iguales. 

De hecho, el primer paso y más importante se ha hecho. Hoy la cerveza artesanal ya se ha instalado en el país y la región.

El desafío es profesionalizarse y poner foco en la calidad. Eso sumado a una buena difusión de tus cervezas, te permitirá conseguir clientes fieles a tu marca y que la recomienden.

¿Qué es Calidad en una Cervecería?

Ciertamente es una pregunta que hacemos siempre y algunas de las respuestas que recibimos son las siguientes:

  • La elección de los lúpulos.
  • La elección de las maltas.
  • El control de temperatura en sala y fermentación
  • Mantener la higiene en la planta.

Desde nuestra mirada la calidad está focalizada en que las cervezas estén disponibles y sean repetibles.

Como resultado, el consumidor desea tener a mano la cerveza para repetir la experiencia.

Sobre todo, eso es finalmente lo que vendemos: «Experiencias»

Para esto tiene que estar disponible en tiempo y forma en el punto de venta.

Debido a eso y para que la «experiencia» sea la que el consumidor recuerda, tenemos que ser consistentes en repetir el producto, salvo que la propuesta de la Cervecería sea diferente. 

Salud!

Gracias Alan Sullivan «Tala»

Beer Works S.A  Consultores Cerveceros

Beer Works Consultores Cerveceros

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